Qué recibe la carpintería cuando un cliente configura: hoja de pedido y PDF
La hoja de pedido de ventanas, el PDF con tu marca y el aviso al móvil: qué recibes cuando un cliente configura y qué hacer en los primeros quince minutos.
Un configurador sirve de poco si lo que te llega es un correo con «quiero una ventana». Lo que cuenta es lo que recibes al otro lado: datos completos, un documento para el cliente y un aviso a tiempo. Esta guía repasa qué llega exactamente cuando alguien configura una ventana en tu configurador y cómo conviene reaccionar.
La hoja de pedido: todo lo que necesita el taller
La hoja de pedido recoge cada ventana con sus medidas y sus opciones, en el mismo orden siempre, para que nadie tenga que llamar a preguntar.
Cada ventana de la solicitud aparece con tipología, medidas en milímetros, apertura, serie de perfil, color, vidrio, persiana, mosquitera y herrajes. Si el cliente puso varias ventanas, vienen todas en el mismo presupuesto, cada una como una línea.
Ejemplo con datos ficticios (Carpintería Ejemplo, teléfono 900 000 000, correo cliente@example.com):
| Campo | Ventana 1 | Ventana 2 |
|---|---|---|
| Tipología | Dos hojas | Una hoja |
| Medidas (ancho × alto) | 1.400 × 1.200 mm | 800 × 1.200 mm |
| Apertura | Oscilobatiente | Practicable |
| Serie de perfil | Serie A | Serie A |
| Color | Blanco | Madera clara |
| Vidrio | Doble, bajo emisivo | Doble, mate |
| Persiana | Cajón, motorizada | Sin persiana |
| Mosquitera | Sí | No |
| Manilla | Estándar | Estándar |
| Bisagras | Estándar | Estándar |
| Cierre de seguridad | Sí | No |
| Aireador | Sí | No |
| Observaciones del cliente | Hueco con cajón antiguo | Baño |
Además de las ventanas, la hoja lleva los datos de contacto del cliente, la fecha de la solicitud y, si quiso, una nota libre.
Qué te ahorra
No es una cuestión de cifras, sino de repetir menos. Quien prepara el pedido no tiene que reconstruir qué ventana era cuál, y quien mide sabe a qué va: si el cliente anotó un cajón antiguo, lo llevas ya en la cabeza al llegar.
El PDF para el cliente, con tu marca
El cliente recibe un presupuesto en PDF con tu logo, tus datos y tus condiciones. Es lo que él guarda, reenvía y compara.
El PDF recoge lo que ha elegido, las medidas, el importe y las condiciones que hayas definido. Si usas el plan Negocio o superior, sale con tu marca. Un documento claro y con tu identidad vale más que un correo improvisado: el cliente lo enseña a su pareja, a un vecino o a otra carpintería para comparar.
Dos consejos:
- Revisa en la prueba cómo queda tu PDF. Lee las condiciones como si fueras el cliente.
- Si el precio es orientativo hasta la medición, dilo con claridad en las condiciones.
El aviso al móvil
Cuando entra una solicitud, el móvil te avisa en el momento. Con Negocio, también por WhatsApp.
El aviso es la parte que más pesa en la práctica. Una solicitud sin aviso se descubre cuando se abre el panel, y para entonces puede haber pasado medio día. Con el aviso en el móvil, la persona que está más cerca del teléfono lo ve y puede contestar con un «recibido, te llamo hoy».
Hay un estudio conocido sobre esto. Harvard Business Review publicó en 2011 «The Short Life of Online Sales Leads». Según ese trabajo, contactar en la primera hora multiplicaba casi por siete las probabilidades de cualificar el contacto. En las 2.241 empresas analizadas, el 37 % respondió en una hora y el 23 % nunca llegó a responder; entre las que contestaron, la media fue de 42 horas.
Es un estudio de ventas por internet en general, no específico de ventanas. Pero la idea es útil: el aviso está para que no pases a formar parte de esas cifras.
El panel: cada solicitud, en su estado
El panel reúne las solicitudes y sus estados: solicitado, presupuestado, aceptado, en fabricación e instalado.
Con un vistazo sabes qué está sin contestar, qué espera respuesta del cliente y qué está en marcha. Cada solicitud conserva su hoja de pedido y su PDF. También ves las citas de medición que has agendado.
Una costumbre sencilla: cada mañana, abre el panel y mira solo la columna de «solicitado». Si hay algo sin atender, es lo primero.
Si trabajas con más gente, el plan Negocio permite hasta tres usuarios y el plan Fábrica no limita el número.
Los primeros quince minutos tras recibir una solicitud
Con una rutina corta puedes dejar una buena impresión sin esperar a tener todo resuelto.
- Mira el aviso y abre la hoja. Lee las opciones y las observaciones del cliente.
- Confirma por mensaje o llamada. Una frase basta: «Hemos recibido tu solicitud, te contesto hoy». Usa el teléfono que dejó el cliente.
- Comprueba qué falta. ¿Hay una medida que parece rara? ¿Una opción incompatible con otra? Apúntalo para la conversación.
- Cambia el estado. Marca la solicitud como «presupuestado» cuando lo envíes.
- Propón la medición. Si el cliente quiere seguir, ofrece una cita y deja claro que el importe se confirma tras medir.
No hace falta cerrar el presupuesto en esos minutos. Lo que importa es que el cliente note que alguien le atiende.
Para seguir
Para ver todo el recorrido, desde que el cliente entra hasta que tú recibes el pedido, tienes cómo funciona. Y si quieres comprobar qué te llegaría con tu logo y tu tarifa, empieza la prueba gratis.